Herramientas de Office.
Antes de hablar de las herramientas del paquete de
office debemos saber ¿Qué es Microsoft
Office?
Microsoft Office es una suite
ofimática que abarca
el mercado completo en Internet e interrelaciona aplicaciones de escritorio,
servidores y servicios para los sistemas operativos Microsoft Windows, Mac OS X, iOS y Android. La última versión de la suite ofimática es
el Microsoft Office 2016.
Fue lanzado por Microsoft en 1989 para Apple Macintosh, más tarde seguido por una versión para Windows,
en 1990.
La primera versión de Office contenía Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft PowerPoint. Además, una versión "Pro" (profesional)
de Office incluía Microsoft Access y Schedule Plus.
Con el tiempo, las aplicaciones de Office han crecido sustancialmente y de
forma más estrecha con características compartidas, como un corrector ortográfico común,
la integración de datos OLE y el
lenguaje de secuencias de comandos de Microsoft, Visual Basic para aplicaciones.
Microsoft también posiciona Office como una plataforma de desarrollo para
software de línea de negocios, bajo la marca de Office Business applications (aplicaciones empresariales de Office u OBA
por sus siglas en inglés).
La suite usó desde 1997 hasta 2003 un grupo de
formatos propietarios conocido como 97-2003 o 98-2004. En los años 2007 y 2008,
con la introducción de Office 2007 y Office 2008,
se creó un nuevo grupo de formatos denominados Office Open
XML (docx, xlsx, pptx), los cuales se mantienen en las más
recientes versiones de la suite, Office 2016 y Office 2016
para Mac y que son formatos abiertos y estándar.
A partir de la versión 2010, se ha mantenido un
sistema de utilización mediante uso de pagos al programa, llamado Office 365. Esta versión se caracteriza
por hacer uso de actualizaciones sin comprar de nuevo un software más reciente,
además de ser instalable en más de un dispositivo, ya sea de diferente sistema
operativo.
Reseña histórica
A continuación te dejo una breve reseña sobre este
valioso e innovador paquete de herramientas de office.
Con el transcurso de los años, las aplicaciones de
Microsoft Office han crecido sustancialmente desde un punto de vista técnico,
incluso comparten funcionalidades, tales como: corrector ortográfico común, un
integrador de datos OLEy el lenguaje de scripts de Visual Basic para
Aplicaciones. Microsoft también posiciona a Office como una plataforma de
desarrollo para la línea de software para negocios.
Las versiones actuales son Office 2013 para Windows, lanzada el
29 de enero de 2013 y Office 2011 para Macintosh. Office 2013, anunciado el 25
de octubre de 2012 fue liberado el 29 de enero de 2013 con la novedad de Office
365. Office 365 es un sistema de suscripción disponible en diferentes plazos
para el uso de Office 2013.
Este paquete como tal es, probablemente, el más
antiguo y de mayores prestaciones.[cita requerida] Hay quienes
creen que es uno de los mejores productos conjuntos (set) de microsoft, y desde
hace más de 10 años es el más popular.[cita requerida] El iWork de Mac es un
rival para ese paquete propietario.
Microsoft siguió con Office la estela del
paquete Lisa Office System de Apple que
ya en 1983 ofrecía procesador de texto y hoja de cálculo entre sus siete
aplicaciones, bajo un sistema operativo con ventanas, escritorio y papelera, 12
años antes del Windows 95.
La última versión RTM, llamada Office 2016, se lanzó
al mercado el 22 de septiembre de 2015.
Programas comunes de Office
Word
Microsoft
Word es
el procesador de texto de la suite. Word
posee una posición dominante en el mercado de los procesadores de texto. Su
formato propietario DOC es considerado un estándar de facto,
aunque en su versión Word 2007 utiliza un nuevo formato basado en XML llamado
.DOCX, pero también tiene la capacidad de guardar y abrir documentos en el
formato DOC. Word está también incluido en algunas versiones de Microsoft
Works. Está disponible para las plataformas Microsoft
Windows y Mac OS. La primera versión de Word, liberada en 1983, fue para el sistema
operativo MS-DOS y
tuvo la distinción de introducir en el uso del mouse a una gran
cantidad de personas. Word 1.0 podía ser comprado con un mouse, aunque era
opcional. La siguiente primavera, Apple lanzó
el Mac, y Microsoft desarrolló Word para Mac, el cual se convirtió en la
aplicación más popular para este sistema. Requería (como todas las aplicaciones
para Mac) la utilización de un ratón.
Extensiones comunes:
·
.doc (Word
97-2003)
·
.docx (Word
2007-2016)
·
.dot
·
.rtf (todas)
Excel
Microsoft
Excel es un programa de hoja o planilla de cálculo,
originalmente llamado Multiplan. Al igual que Microsoft Word, posee actualmente un
mercado dominante. Fue originalmente el más fuerte competidor del entonces
popular Lotus 1-2-3, y en tercera posición estuvo Quattro Pro;
pero eventualmente Excel se vendió más, se popularizó y se convirtió en el
estándar de facto. Está disponible para plataformas Windows y Macintosh.
Microsoft Excel es una aplicación de hojas de cálculo que forma parte de la
suite de oficina Microsoft Office.
Es utilizada en tareas financieras y contables, con
fórmulas, gráficos y un lenguaje de programación.
Extensiones comunes:
·
.xls (Excel
97-2003)
·
.xlsx (Excel
2007-2016)
·
.xlsm (Macros)
Outlook
Microsoft
Outlook (no confundir con Outlook Express) es un administrador de
información personal y un complejo cliente de correo electrónico. El reemplazo
para Windows Messaging, Microsoft
Mail y Schedule+ comenzó en la versión 97 de
Office. Incluía un cliente de correo electrónico, un calendario, un
administrador de tareas y un directorio de contacto. Aunque históricamente ha
estado disponible para Mac, el equivalente más cercano para Mac OS X es Microsoft Entourage, el cual ofrece un conjunto
más reducido de funcionalidades.
Extensiones comunes:
·
.msg
·
.pst (Outlook
97-2003)
Access
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos incluido
en el paquete ofimático denominado Microsoft
Office.
Access es un gestor de datos que recopila
información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de
pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música, etc. Está
pensado en recopilar datos de otras utilidades (Excel, SharePoint, etc.) y manejarlos por medio
de las consultas e informes.
Utiliza los conceptos de bases de datos relacionales.
OneNote
Microsoft Office OneNote, o simplemente OneNote, es un programa con
licencia freeware desarrollado
por Microsoftpara
facilitar la toma de notas, la recopilación de información, y la colaboración
multiusuario. OneNote permite colocar notas (introducidas a mano o con teclado)
y ofrece la posibilidad de agregar dibujos, diagramas, fotografías,
elementos multimedia, audio, vídeo, e imágenes escaneadas. También
permite crear una impresora virtual a fin de enviar archivos o documentos desde
otros programas. Ofrece además el intercambio de notas a través del uso compartido
de archivos o WebDAV.
El producto fue lanzado en 2003 e inicialmente no estaba incluido en Microsoft
Office.
La versión actual es Microsoft Office OneNote 2016 y
además de distribuirse como parte de la suite Microsoft
Office, también se distribuye como una aplicación gratuita (con
algunas limitaciones) en Windows, OS X, Windows Phone, Android, iOS y se ofrece como
parte de Office Online.
Aunque OneNote es más comúnmente utilizado en
portátiles o PCs de escritorio, tiene características adicionales que permiten
usarlo en una Tablet PC por medio de un estilete que
en algunos entornos son más apropiadas que los teclados.
Características
OneNote está diseñado para recoger, organizar y
compartir materiales sin diseño, por lo general para proyectos, mientras que
los procesadores de texto y wikis suelen
dirigirse a la publicación de contenido. La diferencia se muestra en algunas
funciones y características (por ejemplo, las páginas pueden ser tan grandes
como uno desee, las imágenes de mapa de bits se pueden insertar sin pérdida de
calidad, no permite la aplicación de un diseño de página uniforme, etc).
Una de las innovaciones de OneNote es la integración
de funciones de búsqueda e indexación dentro de los gráficos. OneNote puede
buscar dentro del texto incrustado en imágenes (capturas de pantalla,
documentos escaneados, o fotografías). También puede buscar texto en las
anotaciones manuscritas. Se puede buscar incluso dentro de una grabación de
audio.
Su capacidad multi-usuario permite editar una nota
sin conexión y sincronizarla posteriormente. Esto la convierte en una
herramienta adecuada para los grupos cuyos miembros no siempre están en línea.
OneNote se ha diseñado como una herramienta de colaboración y permite que más
de una persona trabaje una página al mismo tiempo.
Aunque se diseñó originalmente para ser usada en una
computadora táctil para tomar notas manuscritas muchas personas la utilizan
como una herramienta general para tomar notas en cualquier situación. Es muy
utilizada en el campo de la educación para tomar apuntes en clase.
PowerPoint
Microsoft Office PowerPoint es un programa que está diseñado para realizar
presentaciones, mediante diapositivas; diapositivas que pueden estar
conformadas por textos, imágenes, animaciones y contener audio e incluso
videos, posee herramientas que permiten realizar las diapositivas ajustándose a
las necesidades y gustos del usuario e incluso permite manipular al gusto o la
necesidad, los tiempos de duración de cada diapositiva, los sonidos o música
que el usuario quiera agregar, los videos, así como el tiempo en que el usuario
pretenda que duren cada una de las diapositivas dentro de la presentación,
sincronizando imágenes, textos y audios. Posee herramientas que son de fácil
uso ya que están dispuestas de manera intuitiva para que el usuario, pueda
realizar los cambios que considere necesarios en las plantillas o crear sus
propias plantillas. Además permite la opción de guardar el documento en varios
formatos además de los formatos nativos del programa, (PPT y PPS), estos
formatos nativos del programa, permiten que al guardarse la presentación se
pueda ver como tal, o en su caso se pueda editar si así lo considera necesario
el usuario.
¿Para
qué sirve?
Sirve para hacer y modificar diapositivas, con este
programa se pueden realizar diversas diapositivas, ya sea usando las plantillas
que posee el programa, o diseñando las propias, adecuadas a las necesidades que
necesitemos.
Este programa es altamente utilizado para la
exposición sencilla, explicada y detallada, de los balances (diarios,
semanales, trimestrales, semestrales, anuales, etc.), que realizan las
empresas, siendo una herramienta muy útil y versátil, en especial en los casos
en que por cuestiones diversas, aquellos a quienes se está dirigido el balance,
se encuentra lejos y necesita la información
que le puede ser proporcionada vía
Internet.
Project
Microsoft Project (o
MSP) es un software de administración de
proyectos diseñado, desarrollado y comercializado por Microsoft para
asistir a administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación
de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y
analizar cargas de trabajo.
El software Microsoft Office
Project en todas sus versiones (la versión 2016 es la más reciente a junio de
2017) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos descritos
en el PMBoK del Project Management Institute.
Publisher
Microsoft Publisher (anteriormente Microsoft Office Publisher)
es la aplicación de autoedición de Microsoft.
A menudo es considerado como un programa para principiantes o de «nivel de
entrada» (entry level), que difiere del procesador de textos Microsoft
Word en que se hace hincapié en el diseño y la maquetación de
las páginas, más que en el proceso y corrección de textos.
Características
Microsoft Publisher es un programa que provee un historial
simple de edición similar al de su producto hermano Word,
pero a diferencia de Adobe InDesign y Adobe InCopy, no proporciona
una posibilidad integrada (built-in) de manejo de código XML.
Ayuda a crear, personalizar y compartir con
facilidad una amplia variedad de publicaciones y material de marketing. Incluye
una variedad de plantillas, instaladas y descargables desde su sitio web, para
facilitar el proceso de diseño y edición.
Ventajas y desventajas
VENTAJAS
·
Ahorrar tiempo
al volver a usar el trabajo.
·
Convertir las
publicaciones a formato PDF o XPS.
·
Crear
publicaciones personalizadas a partir de una base de datos.
·
Simplificar el
proceso de creación de publicaciones con las tareas de Office publisher.
·
Conectarse con
los clientes mediante la personificación de las publicaciones.
DESVENTAJAS
- Compenetración con otros programas del mercado.
- Ocupa bastante para ser un programa tan simple.
- No es profesional en el diseño gráfico en comparación a otros programas.
- Se necesita equipo para producirlo.
- Fue la brevedad en su redacción los temas no se pueden ampliar.
Visio
Las herramientas que lo
componen permiten realizar diagramas de oficinas, diagramas de bases de
datos, diagramas de flujo de programas, UML, y más, que permiten
iniciar al usuario en los lenguajes de programación.
El navegador Internet
Explorer incluye un visor de diagramas Visio, cuya extensión es
vsd, llamado Visio Viewers.
Aunque originalmente apuntaba
a ser una aplicación para dibujo técnico para el campo de Ingeniería y
Arquitectura; con añadidos para desarrollar diagramas de negocios, su
adquisición por Microsoft implicó drásticos cambios de directrices de tal forma
que a partir de la versión de Visio para Microsoft Office 2003 el desarrollo de
diagramas para negocios pasó de añadido a ser el núcleo central de negocio, minimizando
las funciones para desarrollo de planos de Ingeniería y Arquitectura que se
habían mantenido como principales hasta antes de la compra. Una prueba de ello
es la desaparición de la función "property line" tan útil para
trabajos de agrimensura y localización de puntos por radiación, así como el
suprimir la característica de ghost shape que facilitaba la
ubicación de los objetos en dibujos técnicos. Al parecer Microsoft decidió que
el futuro del programa residía en el mundo corporativo de los negocios y no en
las mesas de dibujo de Arquitectos e Ingenieros compitiendo
con productos como AutoCad, DesignCad, Microstation, etc.
En resumen, en sus orígenes
estaba más dedicado a ingeniería, pero hoy en día es fundamental en el análisis
de procesos y operaciones en las empresas.
Servicios Web
El
paquete de office ofrece sus servicios de aplicaciones y herramientas a través
de la Web. Estos servicios son los siguientes:
- Office Online (anteriormente denominado Office Web Apps): servicios de aplicaciones web basadas en Microsoft Office para crear y editar documentos en línea (online).
- · Office Live.
Office Live Workspace: almacenamiento en línea y servicio de colaboración para documentos de Office.
- Live Meeting: servicio de conferencias web.
- Página web de Microsoft Office: brinda soporte a todos los productos Microsoft Office.
- Microsoft Update: permite descargar actualizaciones para los productos Office.
- Microsoft Office 365: versión de Office basada en la nube, puesta a la venta a principios de 2011. En la actualidad, es un requisito fundamental poseer una cuenta de Office 365, para acceder a las nuevas versiones del paquete ofimático de Microsoft.
Esto
fue todo espero te haya ayudado la información dada.
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